CAEN Rev. 3 – o schimbare necesară în clasificarea activităților economice. Ce trebuie să știe firmele în 2025

Începând cu anul 2025, actualizarea Clasificării Activităților din Economia Națională la versiunea CAEN Rev. 3 produce efecte directe asupra firmelor, profesioniștilor, PFA-urilor, întreprinderilor individuale și întreprinderilor familiale. Deși modificarea pare, la prima vedere, una tehnică, ea privește modul în care activitatea economică este definită, înregistrată și autorizată.

Noua clasificare este corelată cu actualizarea europeană a nomenclatorului NACE, respectiv NACE Rev. 2.1. În plan național, CAEN Rev. 3 devine instrumentul prin care activitățile economice sunt reașezate într-o structură mai apropiată de realitatea economică actuală: digitalizare, servicii moderne, activități creative, energie, comerț, consultanță și noi forme de prestare a serviciilor.

Pentru antreprenori, schimbarea nu trebuie privită doar ca o obligație administrativă. Ea este un moment potrivit pentru verificarea obiectului de activitate, eliminarea codurilor neutilizate și corelarea codurilor CAEN cu activitatea efectiv desfășurată.

1. Contextul european al actualizării CAEN

La nivelul Uniunii Europene, clasificarea activităților economice are rolul de a asigura comparabilitatea statistică între statele membre. Economia s-a modificat semnificativ în ultimii ani, iar vechile încadrări nu mai reflectau suficient de precis noile tipuri de activități.

Actualizarea nomenclatorului NACE la versiunea NACE Rev. 2.1 urmărește o descriere mai adecvată a economiei contemporane. Această schimbare se reflectă, în România, prin adoptarea CAEN Rev. 3, aprobată prin Ordinul Președintelui INS nr. 377/17.04.2024.

Din această perspectivă, CAEN Rev. 3 nu este o inițiativă izolată, ci parte a unui proces european de uniformizare, clarificare și actualizare a clasificărilor economice.

2. Aplicarea CAEN Rev. 3 de la 1 ianuarie 2025

Data de 1 ianuarie 2025 reprezintă reperul principal pentru aplicarea noii clasificări. Începând cu această dată, operațiunile care privesc obiectul de activitate se raportează la CAEN Rev. 3.

În practică, acest lucru este relevant pentru:

  • înființarea societăților comerciale;
  • înregistrarea PFA-urilor, întreprinderilor individuale și întreprinderilor familiale;
  • modificarea obiectului principal de activitate;
  • completarea sau eliminarea activităților secundare;
  • autorizarea activităților la sediu, puncte de lucru sau la terți;
  • actualizarea documentelor societare și administrative.

Firmele care efectuează mențiuni la Oficiul Național al Registrului Comerțului trebuie să aibă în vedere noua structură CAEN. Documentele întocmite pe vechile coduri trebuie verificate și, după caz, adaptate.

3. CAEN Rev. 3 nu este doar o renumerotare

Una dintre erorile frecvente este tratarea CAEN Rev. 3 ca pe o simplă înlocuire mecanică a codurilor vechi. În realitate, trecerea de la CAEN Rev. 2 la CAEN Rev. 3 poate presupune reorganizări semnificative.

Relațiile de corespondență pot avea forme diferite:

  • o clasă CAEN Rev. 2 poate corespunde mai multor clase CAEN Rev. 3;
  • mai multe clase CAEN Rev. 2 pot fi reunite într-o singură clasă CAEN Rev. 3;
  • anumite activități pot fi mutate într-o altă zonă de clasificare;
  • anumite activități moderne pot fi descrise mai clar decât în versiunea anterioară;
  • activitățile secundare pot necesita o analiză mai atentă decât activitatea principală.

De aceea, actualizarea nu trebuie făcută doar prin consultarea unui tabel de corespondență. Este necesară o analiză a activității reale: ce face firma efectiv, ce facturează, ce autorizații are nevoie să dețină și ce activități dorește să desfășoare în viitor.

4. Impactul asupra societăților comerciale

Pentru societățile comerciale, actualizarea CAEN Rev. 3 are efecte asupra modului în care este formulat obiectul de activitate. Această verificare este importantă mai ales pentru firmele care desfășoară mai multe activități sau care au în actul constitutiv un număr mare de coduri CAEN secundare.

O verificare riguroasă ar trebui să urmărească:

  • dacă obiectul principal corespunde activității care generează cea mai importantă parte a veniturilor;
  • dacă activitățile secundare sunt reale, utile și justificate;
  • dacă există coduri CAEN care nu mai sunt folosite;
  • dacă anumite activități au fost detaliate diferit în CAEN Rev. 3;
  • dacă activitățile autorizate la punctele de lucru sunt corect încadrate;
  • dacă documentele comerciale și contractuale sunt coerente cu activitatea declarată.

Din perspectivă administrativă, un cod CAEN greșit sau incomplet poate produce dificultăți la autorizare, la accesarea unor finanțări, la participarea la licitații sau la justificarea activității desfășurate în fața unor autorități.

5. PFA, întreprinderi individuale și întreprinderi familiale

Pentru PFA, întreprinderile individuale și întreprinderile familiale, actualizarea CAEN Rev. 3 trebuie privită împreună cu limitele legale privind numărul de clase CAEN care pot fi incluse în obiectul de activitate.

  • PFA: maximum 5 clase CAEN;
  • Întreprindere individuală: maximum 10 clase CAEN;
  • Întreprindere familială: activitățile trebuie corelate cu forma de organizare și cu persoanele implicate.

Pentru aceste forme de organizare, actualizarea este un bun moment de selecție. Nu este recomandabilă păstrarea unor coduri doar „preventiv”, dacă activitatea nu este desfășurată efectiv sau nu poate fi justificată prin competențe, documente ori organizare concretă.

6. Procedura practică de actualizare la ONRC

Actualizarea codurilor CAEN se realizează prin procedurile obișnuite ale registrului comerțului. În funcție de situația entității, pot fi necesare cereri, declarații, acte modificatoare sau documente justificative.

În mod practic, etapele pot fi sintetizate astfel:

  • identificarea codurilor CAEN Rev. 2 existente;
  • consultarea corespondenței cu CAEN Rev. 3;
  • analiza activității reale desfășurate de firmă;
  • stabilirea codului principal și a codurilor secundare relevante;
  • pregătirea documentelor pentru ONRC;
  • depunerea cererii online, la ghișeu sau prin alte modalități acceptate;
  • înregistrarea mențiunii și actualizarea documentelor societății.

O simplă corespondență automată poate fi insuficientă. Pentru anumite domenii, mai ales cele cu activități mixte, este necesară o verificare de fond.

7. Incidențe contabile, fiscale și manageriale

Codul CAEN nu este doar o informație administrativă. El poate avea consecințe în mai multe zone ale activității unei firme.

  • Incidență juridică: activitatea trebuie să fie cuprinsă în obiectul de activitate și, după caz, autorizată corespunzător.
  • Incidență fiscală: anumite regimuri fiscale, obligații sau facilități pot depinde de natura activității desfășurate.
  • Incidență contabilă: activitatea declarată trebuie să fie coerentă cu veniturile înregistrate, documentele emise și specificul operațiunilor.
  • Incidență managerială: obiectul de activitate trebuie să reflecte direcția reală de dezvoltare a firmei.
  • Incidență operațională: autorizarea la sediu sau puncte de lucru trebuie corelată cu activitățile efectiv desfășurate.
  • Incidență statistică: clasificarea corectă contribuie la o imagine mai fidelă a sectorului economic în care firma activează.

Din acest motiv, actualizarea CAEN Rev. 3 trebuie tratată ca un exercițiu de conformare și clarificare, nu doar ca o formalitate depusă la ONRC.

8. Ce ar trebui să verifice fiecare firmă

Pentru o actualizare corectă, administratorul ar trebui să parcurgă o verificare minimă înainte de depunerea documentelor.

  • care este activitatea principală reală a firmei;
  • ce activități secundare sunt desfășurate efectiv;
  • ce activități sunt doar intenții și nu au fost încă operaționalizate;
  • ce coduri CAEN vechi nu mai sunt necesare;
  • ce coduri CAEN noi descriu mai bine activitatea firmei;
  • dacă activitățile de la punctele de lucru sunt corect autorizate;
  • dacă există contracte, facturi sau operațiuni care indică o activitate necuprinsă în obiectul declarat.

Această verificare reduce riscul de necorelare între documentele firmei, activitatea reală și evidențele autorităților.

9. Cum poate ajuta ICA

ICA poate trata actualizarea CAEN Rev. 3 ca parte a unui proces mai amplu de control al conformității. Nu este suficient ca firma să aibă un cod CAEN înscris. Este important ca acel cod să fie coerent cu activitatea reală, cu facturile emise, cu serviciile prestate, cu punctele de lucru și cu riscurile fiscale asociate.

Prin analiza datelor contabile și operaționale, ICA poate evidenția:

  • activitățile care generează venituri recurente;
  • codurile CAEN care par necorelate cu activitatea efectivă;
  • diferențele dintre obiectul declarat și operațiunile facturate;
  • riscurile asociate activităților neautorizate la sediu sau puncte de lucru;
  • necesitatea actualizării documentelor societare;
  • impactul asupra analizelor sectoriale și comparative.

În acest fel, actualizarea CAEN Rev. 3 devine mai mult decât o mențiune administrativă. Devine o ocazie de reașezare a firmei pe o structură clară, verificabilă și coerentă cu realitatea economică.

10. Concluzie

CAEN Rev. 3 reprezintă o actualizare importantă a modului în care sunt descrise activitățile economice în România. Pentru mediul de afaceri, schimbarea nu trebuie tratată formal, ci integrată într-un proces de verificare a obiectului de activitate, a autorizărilor și a coerenței dintre documentele firmei și activitatea desfășurată.

O firmă bine încadrată este o firmă mai ușor de administrat, de analizat și de apărat în fața unor verificări. Clasificarea corectă a activității nu rezolvă toate problemele de conformitate, dar oferă o bază clară pentru decizii juridice, fiscale, contabile și manageriale.

Articol redactat pe baza cadrului european privind actualizarea nomenclatorului NACE Rev. 2.1, a dispozițiilor naționale privind CAEN Rev. 3, a comunicărilor instituționale relevante ale INS și ONRC și a regulilor aplicabile înregistrării obiectului de activitate la registrul comerțului. Materialul are caracter informativ și trebuie corelat cu situația concretă a fiecărei entități.