FISCALITATE · CASE DE MARCAT · DIGITALIZARE

Introducerea codului QR pe bonurile fiscale și transmiterea individuală a datelor fiecărui bon către ANAF schimbă semnificativ rolul caselor de marcat. Acestea nu vor mai funcționa doar ca aparate care emit documentul fiscal și transmit rapoarte, ci vor deveni componente ale unui sistem fiscal digital în care fiecare tranzacție poate fi identificată, verificată și analizată distinct.

Pe scurt:
  • bonul fiscal va conține un cod QR cu datele esențiale de identificare;
  • fiecare bon va putea fi raportat individual către ANAF într-o structură electronică standardizată;
  • ANAF va putea corela mult mai ușor vânzările cu TVA, facturile și celelalte informații fiscale disponibile.

Două obligații diferite: codul QR și transmiterea „bon cu bon”

Deși sunt prezentate frecvent împreună, introducerea codului QR și transmiterea individuală a bonurilor către ANAF reprezintă două componente distincte ale digitalizării aparatelor de marcat electronice fiscale.

Codul QR privește informația tipărită pe bon și permite identificarea rapidă a documentului fiscal.

Transmiterea „bon cu bon” privește informația electronică transmisă către sistemele ANAF și presupune ca fiecare bon să poată fi identificat și analizat distinct, nu doar prin intermediul unor totaluri sau rapoarte agregate.

Ce informații va conține codul QR

Potrivit modificărilor introduse în materia aparatelor de marcat, codul QR înscris pe bon va conține informații esențiale pentru identificarea acestuia.

  • data emiterii;
  • ora emiterii;
  • numărul de identificare al bonului fiscal;
  • seria fiscală a aparatului de marcat electronic fiscal.

Aceste informații trebuie să rămână disponibile și în forma obișnuită, lizibilă, pe bonul fiscal. La solicitarea cumpărătorului poate fi înscris și codul de identificare fiscală al beneficiarului.

Codul QR nu transformă bonul fiscal într-o factură și nu înlocuiește documentul fiscal. Rolul său este acela de a facilita identificarea și verificarea rapidă a bonului, inclusiv prin intermediul aplicațiilor și serviciilor electronice.

Ce înseamnă, în practică, transmiterea „bon cu bon”

Schimbarea cu impact mai important pentru sistemele informatice ale comercianților este reprezentată de transmiterea individualizată a informațiilor aferente fiecărei tranzacții.

În locul unei raportări în care autoritatea fiscală analizează în principal totaluri și informații agregate, noua arhitectură urmărește ca fiecare bon fiscal să poată fi identificat distinct într-un fișier electronic standardizat.

Important: expresia „bon cu bon” nu trebuie interpretată automat ca o transmitere instantanee către ANAF în momentul emiterii bonului. Ea înseamnă că fiecare bon este individualizat în datele electronice raportate. Frecvența exactă și mecanismul tehnic de transmitere sunt stabilite prin regulile și specificațiile aplicabile sistemului.

Ce informații despre tranzacție pot ajunge la ANAF

Raportarea extinsă permite transmiterea unor informații mult mai detaliate decât simpla valoare totală a încasărilor.

În funcție de structura tehnică aplicabilă, datele pot include:

  • identificatorul bonului fiscal;
  • data și ora tranzacției;
  • seria fiscală a aparatului de marcat;
  • valoarea totală a bonului;
  • TVA aferentă tranzacției;
  • produsele sau serviciile vândute;
  • cantitățile și unitățile de măsură;
  • reducerile comerciale acordate;
  • anulările și corecțiile;
  • modalitatea de plată – numerar, card sau alte instrumente;
  • codul fiscal al beneficiarului, atunci când acesta este solicitat și înscris pe bon.

Din perspectiva controlului fiscal, aceasta este schimbarea esențială: autoritatea fiscală poate trece de la analiza unor totaluri la analiza structurii efective a tranzacțiilor.

Ce va putea verifica ANAF

Individualizarea bonurilor fiscale creează premisele unor verificări automate mult mai detaliate.

ANAF va putea, spre exemplu, să coreleze informațiile provenite de la casele de marcat cu:

  • deconturile și declarațiile de TVA;
  • facturile transmise prin RO e-Factura;
  • încasările declarate de operatorul economic;
  • informațiile contabile și fiscale rezultate din alte raportări;
  • structura și frecvența vânzărilor;
  • anulările, reducerile sau alte operațiuni neobișnuite.

În acest fel, analiza fiscală poate deveni mai rapidă și mai precisă, iar eventualele diferențe între vânzările efective și informațiile declarate pot fi identificate mai ușor.

Bonul fiscal și RO e-Factura nu sunt același lucru

Transmiterea datelor bonurilor fiscale către ANAF nu trebuie confundată cu sistemul RO e-Factura.

Element Rol
Bon fiscal Documentează vânzarea și încasarea realizată prin aparatul de marcat.
Cod QR Permite identificarea și verificarea rapidă a bonului.
Fișier electronic către ANAF Transmite electronic informațiile aferente bonului.
RO e-Factura Este sistemul destinat transmiterii facturilor electronice.

Prin urmare, faptul că un bon fiscal este raportat electronic către ANAF nu înseamnă că acesta este transmis automat și în sistemul RO e-Factura.

Dacă pentru operațiunea respectivă este emisă și o factură, aceasta va fi tratată separat, potrivit regulilor aplicabile facturării electronice.

Ce trebuie să verifice firmele

Pentru operatorii economici, modificarea nu este una exclusiv legislativă. Ea implică și o adaptare tehnică a infrastructurii utilizate în punctele de vânzare.

Este recomandată verificarea următoarelor aspecte:

  • dacă aparatul de marcat poate tipări codul QR în forma solicitată;
  • dacă este necesară actualizarea firmware-ului casei de marcat;
  • dacă aplicația de vânzare sau POS-ul este compatibil cu noile cerințe;
  • dacă distribuitorul autorizat al aparatului va asigura actualizările necesare;
  • dacă sistemul poate genera noua structură electronică de raportare;
  • dacă există o conexiune funcțională pentru transmiterea datelor;
  • cum sunt gestionate bonurile anulate sau corectate;
  • cum se procedează în cazul întreruperii conexiunii la internet;
  • cum sunt retransmise informațiile care nu au ajuns inițial la ANAF;
  • cum sunt păstrate jurnalul electronic și dovezile de transmitere.

De ce este importantă această schimbare

Până acum, casa de marcat era privită în principal ca instrumentul prin care comerciantul emite bonul fiscal și transmite autorității fiscale informațiile prevăzute de sistemul de raportare.

Noua abordare schimbă această perspectivă. Fiecare tranzacție capătă o identitate proprie în sistemul fiscal digital.

Pentru comerciant, aceasta înseamnă o nevoie mai mare de compatibilitate între casa de marcat, programul de gestiune, POS, sistemul contabil și infrastructura de transmitere a datelor.

Pentru ANAF, înseamnă acces la informații mai detaliate și posibilitatea construirii unor mecanisme automate de analiză și control.

Pentru client, codul QR poate reprezenta o modalitate mai simplă de verificare și identificare a bonului fiscal.

Concluzia ICA:
Codul QR permite identificarea rapidă a bonului, în timp ce raportarea „bon cu bon” permite ANAF să primească și să analizeze separat fiecare tranzacție. Împreună, cele două mecanisme mută controlul fiscal de la analiza predominant agregată către o analiză mult mai granulară, bazată pe datele efective ale fiecărei vânzări.

Notă: specificațiile tehnice privind structura fișierelor, mecanismul de transmitere, gestionarea erorilor și eventualele termene de implementare trebuie urmărite în forma oficială a actelor normative și a documentației tehnice publicate de autoritățile fiscale.