Introducerea unei cantități greșite, selectarea unui produs incorect, utilizarea unei cote de TVA necorespunzătoare sau emiterea dublă a unui bon fiscal sunt situații care pot apărea în activitatea curentă. Important este ca eroarea să fie identificată rapid, documentată și corectată atât fiscal, cât și contabil.
Actualizat: iulie 2026
De reținut: un bon fiscal deja emis nu poate fi pur și simplu șters, rupt sau eliminat din evidența aparatului de marcat. Bonul rămâne în jurnalul electronic și în datele fiscale ale aparatului, iar corectarea efectelor sale se realizează pe baza documentelor justificative prevăzute de lege.1. Eroarea constatată înainte de emiterea bonului
Atunci când greșeala este observată înainte de finalizarea și emiterea bonului fiscal, operatorul trebuie să utilizeze funcțiile de corectare sau anulare ale aparatului de marcat ori ale aplicației POS.
Corectarea trebuie să fie evidențiată pe bon, iar valoarea totală a acestuia nu poate deveni negativă. Prin urmare, verificarea produselor, cantităților, prețurilor și cotelor de TVA înainte de apăsarea comenzii de finalizare reprezintă cea mai simplă măsură de prevenție.
2. Eroarea constatată după emiterea bonului fiscal
După emitere, bonul fiscal nu mai poate fi eliminat din memoria aparatului. În această situație se aplică procedura prevăzută la art. 36 din Normele metodologice aprobate prin HG nr. 479/2003.
Operatorul economic trebuie să întocmească un dosar care justifică natura erorii și modul în care au fost corectate efectele sale contabile și fiscale.
În cazul în care a existat o vânzare reală, dar bonul a fost emis cu date greșite, se emite un nou bon fiscal, corect, pentru operațiunea efectiv realizată. Bonul eronat rămâne înregistrat în memoria fiscală, iar efectele sale sunt neutralizate în contabilitate pe baza dosarului de corectare.
3. Ce trebuie să conțină dosarul de corectare
Potrivit textului legal, dosarul trebuie să cuprindă următoarele documente:
| Document | Conținut recomandat |
|---|---|
| Sesizarea scrisă a operatorului | Motivul erorii, numărul bonului, data, ora și minutul emiterii, suma înregistrată greșit și operațiunea corectă. |
| Decizia de aprobare | Aprobarea scrisă emisă de directorul financiar-contabil, contabilul-șef sau persoana care răspunde de gestionarea patrimoniului. Într-o societate mică, aceasta poate fi administratorul. |
| Documentele privind gestiunea | Copii ale notelor de recepție și constatare de diferențe relevante, atunci când eroarea privește produse, prețuri de vânzare sau gestiunea mărfurilor. |
| Nota de contabilitate | Înregistrarea prin care se corectează venitul, TVA colectată, încasarea și, după caz, descărcarea gestiunii. |
Aceste documente sunt prevăzute expres de art. 36 din normele privind utilizarea aparatelor de marcat electronice fiscale.
4. Documente suplimentare recomandate
Pentru o trasabilitate cât mai bună, dosarul ar trebui completat, după caz, cu:
- bonul fiscal emis eronat sau o copie a acestuia;
- bonul fiscal emis corect;
- extrasul din jurnalul electronic al aparatului;
- copia raportului fiscal zilnic „Z”;
- extrasul sau raportul terminalului POS;
- documentul de restituire a banilor către client;
- documentele privind returul produselor;
- o notă explicativă privind diferențele dintre numerar, card și raportul Z;
- orice document care demonstrează situația reală și motivul corectării.
Aceste documente suplimentare nu înlocuiesc elementele obligatorii prevăzute de art. 36, dar pot demonstra mai clar realitatea economică a operațiunii în cazul unui control.
5. Cum se procedează, pas cu pas
- Se identifică imediat bonul fiscal emis greșit.
- Operatorul întocmește și semnează sesizarea scrisă.
- Se verifică dacă a existat o vânzare reală și care este valoarea corectă a acesteia.
- Dacă operațiunea a avut loc, se emite bonul fiscal corect.
- Persoana responsabilă aprobă în scris corectarea.
- Se atașează documentele de gestiune, de plată și celelalte justificări disponibile.
- Compartimentul contabil întocmește nota de contabilitate.
- Se verifică reflectarea corectă a operațiunii în jurnalul de vânzări și în evidența TVA.
- Dosarul se arhivează împreună cu documentele zilei în care a fost emis bonul eronat.
6. Tratamentul contabil depinde de natura erorii
Nu toate bonurile greșite se corectează contabil în același mod. Înaintea înregistrării notei contabile trebuie stabilit dacă eroarea afectează venitul, TVA, gestiunea sau numai modalitatea de încasare.
| Situație | Principiul corectării |
|---|---|
| Bon emis dublu, fără o a doua vânzare | Se stornează integral operațiunea duplicată: venitul, TVA colectată, încasarea și, dacă a fost înregistrată, descărcarea gestiunii. |
| Preț sau cantitate greșită | Se corectează diferența dintre valoarea fiscalizată și valoarea reală sau se stornează operațiunea eronată și se înregistrează operațiunea corectă. |
| Cotă de TVA greșită | Se corectează atât baza de impozitare, cât și TVA colectată, cu respectarea cotei aplicabile produsului sau serviciului. |
| Plată cu cardul marcată drept numerar | Dacă valoarea vânzării și TVA sunt corecte, nu se stornează venitul. Se corectează numai evidența modalității de încasare și se reconciliază casa cu raportul POS și extrasul bancar. |
| Produs selectat greșit, dar valoare identică | Se verifică efectul asupra cotei de TVA, gestiunii, adaosului comercial și descărcării de gestiune. Chiar dacă totalul este identic, operațiunea poate necesita corecții. |
7. Raportul Z nu se modifică manual
Raportul fiscal zilnic păstrează datele înregistrate de aparatul de marcat, inclusiv bonul emis eronat. Raportul Z nu se rescrie și nu se modifică manual pentru a elimina bonul.
Diferența dintre totalul raportului Z și operațiunile reale trebuie explicată prin dosarul de corectare și reflectată corespunzător în contabilitate. În contextul conectării aparatelor de marcat electronice fiscale la sistemul informatic al ANAF, păstrarea unei trasabilități documentare complete este cu atât mai importantă.
8. Ce se întâmplă dacă pentru bon a fost emisă și o factură
Corectarea bonului fiscal nu corectează automat factura emisă pentru aceeași operațiune.
Dacă factura a fost transmisă clientului, aceasta se corectează potrivit art. 330 din Codul fiscal, prin emiterea unui document de corecție. În cazul facturilor transmise prin sistemul RO e-Factura, documentul comunicat destinatarului nu poate fi șters sau returnat din sistem, iar factura de corecție trebuie transmisă tot prin RO e-Factura.
Prin urmare, trebuie verificate separat:
- bonul fiscal și raportul Z;
- factura emisă clientului;
- factura transmisă prin RO e-Factura;
- încasarea prin numerar sau card;
- evidența TVA și înregistrările contabile.
9. Returul de marfă nu trebuie confundat cu eroarea de operare
Există o diferență între un bon fiscal emis greșit și o vânzare care a avut loc în mod real, dar este ulterior desființată prin returnarea produsului.
În cazul returului, operațiunea inițială a fost reală. Corectarea trebuie susținută prin documente privind restituirea bunului și a contravalorii acestuia, cum ar fi:
- cererea sau declarația clientului;
- bonul fiscal inițial ori dovada achiziției;
- nota de retur sau documentul de reintrare în gestiune;
- procesul-verbal privind starea produsului;
- dispoziția de plată către casierie sau dovada restituirii prin card;
- documentele contabile de stornare și reintroducere în gestiune.
Procedura concretă trebuie adaptată naturii activității, politicii comerciale și modului în care este restituită suma clientului.
10. Greșeli frecvente care trebuie evitate
- ruperea sau aruncarea bonului emis greșit;
- scrierea mențiunii „ANULAT” pe bon, fără celelalte documente justificative;
- întocmirea unui simplu proces-verbal, fără sesizarea operatorului și fără aprobarea persoanei responsabile;
- stornarea automată a veniturilor atunci când eroarea privește numai plata prin numerar sau card;
- neemiterea bonului corect pentru vânzarea efectiv realizată;
- corectarea bonului, dar omiterea facturii aferente;
- necorelarea notei contabile cu gestiunea mărfurilor;
- lipsa reconcilierii dintre raportul Z, numerarul din casierie și raportul POS;
- întocmirea documentelor la mult timp după constatarea erorii;
- utilizarea unei proceduri identice pentru erori economice diferite.
11. Recomandare de control intern
Fiecare operator economic care utilizează aparate de marcat ar trebui să adopte o procedură internă scrisă privind bonurile fiscale eronate. Procedura poate stabili:
- persoanele care pot opera casa de marcat;
- obligația raportării imediate a erorilor;
- modelele de sesizare și decizie;
- persoanele care aprobă operațiunea;
- documentele care trebuie atașate;
- circuitul documentelor către contabilitate;
- verificarea zilnică dintre raportul Z, numerar și POS;
- modalitatea de arhivare a dosarului.
O astfel de procedură reduce riscul ca o eroare minoră de operare să genereze diferențe neexplicate între casa de marcat, gestiune, contabilitate și declarațiile fiscale.
Concluzie
Emiterea unui bon fiscal eronat nu este, prin ea însăși, o situație fără remediu. Problema apare atunci când eroarea este ignorată, bonul este distrus sau corecția nu este susținută prin documente.
Regula practică este simplă:
Tratamentul contabil trebuie stabilit în funcție de situația concretă: bon dublat, valoare greșită, cotă de TVA incorectă, produs selectat eronat, diferență între numerar și card sau retur de marfă.
Materialul are caracter informativ. Tratamentul contabil și fiscal trebuie adaptat documentelor și situației concrete a fiecărei entități.