Recodificarea codurilor CAEN – de ce este important ca obiectul principal de activitate să reflecte activitatea care generează cele mai mari venituri?

Actualizarea codurilor CAEN la noua clasificare CAEN Rev.3 nu trebuie privită exclusiv ca o formalitate administrativă. Este și o oportunitate de a verifica dacă obiectul principal de activitate declarat la Registrul Comerțului corespunde realității economice a societății.

În practică, numeroase societăți și-au diversificat activitatea după înființare. Activitatea inițială a rămas înscrisă ca obiect principal, deși cea mai mare parte a veniturilor provine astăzi dintr-o altă activitate.

De ce contează această diferență și ce ar trebui să facă administratorii?

1. Obiectul principal de activitate – mai mult decât un cod CAEN

Codul CAEN principal identifică activitatea economică reprezentativă a societății. Acesta este utilizat în evidențele oficiale și poate avea relevanță pentru statisticile economice, finanțări și relațiile comerciale.

O societate poate avea un singur obiect principal de activitate și mai multe activități secundare.

Trebuie diferențiate trei noțiuni:

• Activitatea principală declarată – cea înscrisă ca atare la Registrul Comerțului.
• Activitatea efectiv desfășurată – operațiunile economice realizate în practică.
• Activitatea autorizată – activitatea pentru care sunt îndeplinite formalitățile legale de funcționare.

Aceste noțiuni nu sunt echivalente. Simpla înscriere a unui cod CAEN în actul constitutiv nu înseamnă automat că activitatea este autorizată pentru desfășurare.

2. De ce trebuie analizată structura veniturilor?

Să presupunem că o societate a fost înființată pentru comerț cu amănuntul, însă, în timp, a dezvoltat și activități de prestări servicii.

La sfârșitul exercițiului financiar, distribuția cifrei de afaceri este următoarea:

Dacă societatea păstrează drept obiect principal comerțul cu amănuntul, deși 75% din cifra de afaceri provine din prestări servicii, apare o neconcordanță între activitatea declarată și profilul economic real.

Trebuie precizat că ponderea în cifra de afaceri reprezintă un indicator practic, dar nu criteriul unic de determinare a activității principale. Metodologia statistică utilizează, în principiu, contribuția activităților la valoarea adăugată, iar cifra de afaceri poate constitui un indicator substitutiv în anumite condiții.

3. Ce riscuri poate genera o încadrare CAEN necorespunzătoare?

Menținerea unui obiect principal care nu mai reflectă realitatea economică nu atrage automat o sancțiune fiscală, însă poate produce dificultăți.

• Finanțări și ajutoare de stat. Unele programe condiționează eligibilitatea de existența unui anumit cod CAEN, uneori chiar ca activitate principală.
• Relațiile cu băncile și partenerii. Neconcordanțele pot genera solicitări suplimentare în cadrul analizelor de bonitate și conformitate.
• Autorizații și condiții speciale. Anumite activități necesită avize, licențe sau autorizații sectoriale distincte.
• Analize economice și statistice. O încadrare necorespunzătoare poate afecta relevanța comparațiilor sectoriale și a indicatorilor economici.

Important: Faptul că o activitate secundară generează venituri mai mari decât activitatea principală nu înseamnă, prin el însuși, că societatea desfășoară o activitate ilegală.

Legalitatea depinde de înscrierea și autorizarea corespunzătoare a activității, precum și de respectarea legislației speciale aplicabile.

4. CAEN Rev.3 – momentul potrivit pentru reevaluare

Începând cu 1 ianuarie 2025, România utilizează clasificarea CAEN Rev.3, aprobată prin Ordinul președintelui INS nr. 377/2024.

Noua clasificare introduce modificări ale structurii unor activități economice: redenumiri, regrupări, divizări și transferuri între clase.

Prin urmare, recodificarea nu presupune întotdeauna simpla înlocuire a unui număr cu altul. În anumite situații este necesară analiza activităților efectiv desfășurate.

HG nr. 284/2025 a stabilit o perioadă de implementare de 18 luni, începând cu 25 martie 2025. Pentru verificarea termenului aplicabil la data depunerii cererii trebuie consultată forma actualizată a reglementărilor.

5. Ce ar trebui să verifice administratorii?

1. Identificarea activității care generează cea mai mare parte a cifrei de afaceri și, după caz, a valorii adăugate.
2. Compararea activității predominante cu obiectul principal înscris la Registrul Comerțului.
3. Verificarea corespondenței dintre codurile CAEN Rev.2 și CAEN Rev.3.
4. Verificarea autorizării activităților efectiv desfășurate, la sediu, la punctele de lucru sau la terți, după caz.
5. Analizarea necesității schimbării obiectului principal și actualizării activităților secundare.

6. Concluzie – obiectul principal trebuie să reflecte realitatea economică

Recodificarea CAEN Rev.3 este mai mult decât o obligație administrativă. Ea oferă administratorilor ocazia să verifice dacă activitatea declarată corespunde afacerii dezvoltate în prezent.

O societate care obține cea mai mare parte a veniturilor dintr-o activitate diferită de cea declarată ca principală ar trebui să analizeze dacă se justifică schimbarea acesteia.